機能的なオフィスで効率アップ！レイアウト変更のやり方と手順を徹底解説

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何となく使いづらいオフィスだとは思いつつ、デスクなどのオフィス家具を移動するのは大変な作業だからと、そのままにしている職場も多いのではないでしょうか。オフィスのレイアウトを変更することで、作業効率を高められたり、社員間のコミュニケーションを活性化できたりと、さまざまな効果が期待できるのです。そこで今回は、オフィスのレイアウト変更のやり方について、順を追って解説していきましょう。

レイアウト変更のやり方①現在のオフィスの課題を洗い出す

オフィスのレイアウトを変更しようとするからには、現在のオフィスのレイアウトにどこか不都合があるはずです。現在のオフィスの抱える課題を洗い出すとともに、何のためにレイアウト変更するのか、目的を明確にするところから始めましょう。

「組織の大幅再編が行われたため、新たな組織に合わせたレイアウトにする必要がある」、「電源の関係で動かせないプリンターが、多くの従業員から使いにくい位置にある」など現状の課題をより具体的にしましょう。

また、オフィス全体においてワークスペースは50～60%が適正値だと言われているのはご存知でしょうか。これは1人当たり奥行き150mm×幅120mm以上のスペースに当たります。この数値と現在の社員1人当たりのワークスペースを照らし合わせ、改善するためにレイアウトを変更するのもいいでしょう。

レイアウト変更のやり方②イメージ・コンセプトを決める

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現状の課題が明確になったら、具体的なレイアウトを考える前に、新たなオフィスのイメージ・コンセプトを固めましょう。業務の効率化をコンセプトにしたオフィスは働きやすく、結果として業績アップにつながることも考えられます。明るいオフィス・活発なオフィスなどイメージも明確にしておけば、おしゃれな空間に社員のモチベーションアップや企業イメージの向上にもつながるでしょう。

レイアウト変更のやり方③レイアウトを決める

現在のオフィスについての課題、レイアウトのコンセプト・イメージがはっきりしたら、いよいよ具体的なレイアウトを考えていきます。レイアウトには次のような種類があり、企業の業種や業務内容によって適したものが異なるのです。

フリーアドレス式レイアウト

社員1人1人の専用デスクを設けず、座りたい席を自由に選び業務を行うのがフリーアドレスであり、フリーアドレスの働き方向けのレイアウトがフリーアドレス式レイアウトです。席の配置も決まりはなく、他部署間のコミュニケーションも活性化すると言われています。フレキシブルにデスクの配置を変えられるようなデスクのレイアウトが求められるでしょう。

ブース式レイアウト

1人1人のデスクがパーテーションで区切られるなどして、1人1人の個室のようになっているのがブース式レイアウトです。デザインやプログラムなど、1人で集中して行う作業に向いています。

対向式レイアウト

「島型レイアウト」とも呼ばれ、従業員のデスクが向い合せになっている、定番のレイアウトです。

同向式レイアウト

教室の机のように、従業員が同じ方向を向いているレイアウトが「同向式レイアウト」です。1人1人のデスクを離して配置するため、広いスペースが必要になります。

背面式レイアウト

対向式レイアウトと逆で、従業員同士背を向け合うレイアウトが「背面式レイアウト」です。向かい合う席の間には、パーテーションを用意する必要があります。

レイアウト変更のやり方④業者選び・依頼

オフィスの業務変更は多くの場合、プロの業者に依頼することになるでしょう。業者は、オフィス内のレイアウトを変更する力仕事だけを請け負うのではありません。現在のオフィスの課題をヒアリングした上でコンセプトやイメージを固め、具体的なレイアウトのデザイン案を提案してもらえるのです。

オフィスレイアウトに特化したデザイナーなら、作業効率や社員の動線、業種・業務内容に合った、しかもデザイン性にも優れたレイアウトを提案してくれるはずです。業者の選定には、複数の業者から相見積もりを取るなどして比較検討しましょう。1社に絞ったら正式に依頼します。

レイアウト変更のやり方⑤スケジュール調整・当日作業

オフィスのレイアウト変更は、日程調整が大変です。レイアウト変更を行うからと言って、通常業務を休むわけにはいきません。レイアウト変更の際に、デスクやキャビネットを一時的に置くスペースも必要かもしれないので、社内周知を徹底する必要もあります。レイアウトの変更作業が終了したら、必ず業者と最終確認を行うのも忘れないようにしましょう。